REGULAMIN WYDARZENIA XI MIĘDZYNARODOWE FORUM EUROPA Z WIDOKIEM NA PRZYSZŁOŚĆ. PARLAMENT SŁOWA ORGANIZOWANEGO W DNIACH 3–4 CZERWCA 2025 ROKU W GDAŃSKU

1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Niniejszy Regulamin określa warunki udziału w XI Międzynarodowym Forum Europa z Widokiem na Przyszłość. Parlament Słowa w ramach krajowego programu kulturalnego polskiej prezydencji w Radzie UE, zwanym dalej „Wydarzeniem”.
2. Wydarzenie jest inicjatywą Europejskiego Centrum Solidarności z siedzibą w Gdańsku i jest organizowane we współpracy z Narodowym Centrum Kultury zwanymi dalej „Organizatorami”.
3. Program Wydarzenia stanowi Załącznik nr 1.
4. Celem organizowanego Wydarzenia w ramach krajowego programu kulturalnego polskiej prezydencji w Radzie UE jest stworzenie platformy do dialogu o demokracji, solidarności, Europie i wspólnej odpowiedzialności za pokój na świecie.
5. Wydarzenie odbędzie się w dniach 3-4 czerwca 2025 roku w siedzibie Europejskiego Centrum Solidarności przy pl. Solidarności 1, 80-863 Gdańsk;, oraz Centrum św. Jana przy ul. Świętojańskiej 50, 80-840 Gdańsk.
6. Wydarzenie skierowane jest do osób pełnoletnich.
7. Udział w Wydarzeniu jest bezpłatny z wyłączeniem towarzyszących Wydarzeniu koncertów – szczegółowa informacja w rozdziale III Regulaminu.
8. Do obsługi Wydarzenia i przekazywania ważnych informacji dla zarejestrowanych uczestników/czek przeznaczona będzie dedykowana Wydarzeniu Aplikacja:

• Dostęp do osobistego konta uczestnicy/uczestniczki otrzymają w wiadomości e-mail od Organizatorów potwierdzającej przyjęcie na Wydarzenie.
• Aplikacja będzie niezbędna w dniach 3–4 czerwca 2025 r. w celu wejścia na teren Wydarzenia i odebrania identyfikatora.
• W Aplikacji będą pojawiały się bieżące informacje organizacyjne, program wydarzenia, opisy wystąpień i prezentacja sylwetek prelegentów i prelegentek z możliwością zgłoszenia rezygnacji z wybranego panelu.

9. Podczas Wydarzenia prowadzona będzie rejestracja fotograficzna i filmowa.
10. ZGŁOSZENIE UDZIAŁU W WYDARZENIA

1. Zgłoszenie udziału w Wydarzenia odbywa się wyłącznie drogą internetową za pośrednictwem formularza internetowego zamieszczonego na stronie europazwidokiem.nck.pl (zgłoszenie o statusie „UCZESTNIK / UCZESTNICZKA”).
2. Zgłoszenia na Wydarzenie są imienne.
3. Zgłaszając się na Wydarzenie uczestnik/uczestniczka:

• potwierdza zapoznanie się z niniejszym Regulaminem i akceptuje jego warunki,
• podaje w formularzu imię, nazwisko, adres e-mail w celu przygotowania listy uczestników/czek i udzielenia dostępu do mobilnej aplikacji konferencyjnej oraz przekazania informacji o zarejestrowaniu na Wydarzenie,
• zobowiązuje się do zainstalowania Aplikacji dedykowanej Wydarzeniu, która będzie niezbędna do rejestracji uczestnika / uczestniczki w dniu rozpoczęcia Wydarzenia i odbioru identyfikatora,
• deklaruje chęć udziału w wybranych przez siebie panelach oraz wydarzeniach towarzyszących, będących punktami programu Wydarzenia,

1. Uczestnicy/uczestniczki mogą brać udział w Wydarzenia tylko stacjonarnie.
2. Uczestnicy/uczestniczki biorący/biorące udział w Wydarzenia zobowiązani są potwierdzić swoją obecność w dniu wydarzenia za pośrednictwem indywidualnego kodu QR z mobilnej Aplikacji, w tym odebrać identyfikator uczestnictwa w Wydarzenia, w dniu Wydarzenia w wyznaczonym miejscu recepcyjnym w Europejskim Centrum Solidarności i Centrum św. Jana.
3. Uczestnik/uczestniczka drogą e-mailową otrzyma potwierdzenie udziału w Wydarzeniu i wybranych przez siebie punktach programu Wydarzenia oraz informację na temat dostępu do osobistego konta w Aplikacji .
4. Liczba uczestników / uczestniczek Wydarzenia oraz poszczególnych wydarzeń jest ograniczona.

• ZASADY UDZIAŁU W WYDARZENIU, ZAKUPU BILETÓW NA KONCERTY BILETOWANE ORAZ REZYGNACJI Z UDZIAŁU W WYDARZENIU

1. Koszty przejazdu i noclegów Uczestnik/uczestniczka Wydarzenia pokrywa we własnym zakresie.
2. Uczestnik / uczestniczka ma prawo do rezygnacji z udziału w Wydarzeniu oraz w organizowanych w ramach Wydarzenia panelach. Zgłoszenia rezygnacji z uczestnictwa w Wydarzeniu należy dokonać za pośrednictwem strony lub aplikacji.

3. Udział w koncertach towarzyszących Wydarzeniu:

• AGA ZARYAN & BIG BAND ŚLĄSKI w Polskiej Filharmonii Bałtyckiej
  3 czerwca o godzinie 20:00
• SOUNDING EUROPE. FROM BACH TO PÄRT. MARCIN MASECKI I MARCIN MARKOWICZ 4 czerwca o godzinie 21:00 w Audytorium Europejskiego Centrum Solidarności,

odbywa się poza rejestracją na Wydarzenie i jest płatny. Bilety na wskazane koncerty towarzyszące Wydarzeniu można nabyć na stronie: nck.bilety24.pl oraz bilety.ecs.gda.pl.

1. WSTĘP NA TEREN WYDARZENIA

1. Wstęp na teren Wydarzenia odbywa się poprzez stawienie się w oznaczonej strefie wejściowej na terenie Europejskiego Centrum Solidarności, przy pl. Solidarności 1 i Centrum św. Jana przy ul. Świętojańskiej 50 oraz weryfikację rezerwacji przez obsługę Wydarzenia.
2. Każdy/a z uczestników/uczestniczek otrzymuje indywidualny identyfikator umożliwiający wchodzenie i wychodzenie z terenu Wydarzenia bez konieczności ponownej weryfikacji rezerwacji.
3. Organizatorzy odmówi wstępu na teren Wydarzenia:

1. osobom niezarejestrowanym,
2. osobie znajdującej się pod widocznym wpływem alkoholu, środków odurzających, psychoaktywnych lub innych podobnie działających środków,
3. osobie posiadającej broń lub inne niebezpieczne przedmioty, materiały wybuchowe, wyroby pirotechniczne, materiały pożarowo niebezpieczne, napoje alkoholowe, środki odurzające lub substancje psychoaktywne,
4. osobie zachowującej się agresywnie, prowokacyjnie albo w inny sposób stwarzającej zagrożenie dla bezpieczeństwa lub porządku publicznego.

1. INFORMACJE DLA UCZESTNIKÓW/UCZESTNICZEK

1. Uczestnictwo w Wydarzeniu jest równoznaczne z oświadczeniem o zapoznaniu się z niniejszym Regulaminem i akceptacją jego zapisów.
2. Podczas Wydarzenia należy stosować się do zaleceń obsługi co do sposobu:

1. Wchodzenia na teren Wydarzenia,
2. Zajmowania miejsc,
3. Opuszczania terenu Wydarzenia
4. Spożywania posiłków i napojów tylko w specjalnie wyznaczonej do tego przez Organizatorów przestrzeni cateringowej,

1. Uczestnik/uczestniczka Wydarzenia zobowiązany/zobowiązana jest do stosowania się do wszelkich innych poleceń Organizatorów.
2. Uczestnicy / uczestniczki Wydarzenia oraz wszystkie inne osoby, które znajdują się na terenie Wydarzenia obowiązani są zachowywać się w sposób niezagrażający bezpieczeństwu innych osób obecnych na Wydarzeniu, a w szczególności przestrzegać postanowień Regulaminu.

1. ODPOWIEDZIALNOŚĆ ORGANIZATORÓW

1. Organizatorzy zapewniają, że dołożą wszelkich starań, aby zagwarantować warunki organizacyjne Wydarzenia zgodnie z opisem na stronie Wydarzenia.
2. Program Wydarzenia dostępny jest na stronie: nck.pl oraz ecs.gda.pl.
3. Organizatorzy ustalają plan Wydarzenia oraz zastrzegają sobie prawo do zmian w programie Wydarzenia, nawet w dniu, w którym odbywa się Wydarzenie, w tym prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.
4. Zmiany w programie Wydarzenia (z wyłączeniem koncertów odpłatnych), o których mowa powyżej, nie mogą stanowić podstawy do kierowania jakichkolwiek roszczeń, w tym roszczeń finansowych, wobec Organizatorów.
5. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do odwołania Wydarzenia w przypadku zaistnienia przyczyn siły wyższej i zdarzeń losowych.
6. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy należące do Uczestnika, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Wydarzenia.
7. Organizatorzy informują, że wydarzenie będzie streamingowane oraz, że utrwalają przebieg Wydarzenia dla celów dokumentacji i promocji ECS, NCK oraz Wydarzenia i Prezydencji obecnie i przyszłych latach. Wizerunek osób przebywających na terenie Wydarzenia może zostać utrwalony, a następnie rozpowszechniany dla celów dokumentacyjnych, sprawozdawczych oraz promocyjnych Organizatorów. Uczestnik/uczestniczka poprzez akceptację niniejszego regulaminu i wstęp na teren Wydarzenia wyraża zgodę Organizatorowi i Współorganizatorowi na utrwalenie swojego wizerunku, a następnie jego wielokrotne rozpowszechnienie w ramach tej dokumentacji, w tym również na nieodpłatne, rozpowszechnienie na stronach internetowych, social mediach, w powstałych publikacjach oraz za pośrednictwem wszelkich pozostałych mediów/kanałów dystrybucji informacji w kontekście Wydarzenia i Prezydencji.
8. Na terenie Wydarzenia obowiązuje całkowity zakaz palenia.

9. Uczestnicy / uczestniczki nie stosujący się do poleceń obsługi Wydarzenia w przypadku naruszenia niniejszego Regulaminu lub stwarzania zagrożenia dla innych widzów, zostaną poproszeni o opuszczenie miejsca Wydarzenia.

• POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Niniejszy Regulamin jest dostępny na stronie internetowej www.nck.pl, oraz www.ecs.gda.pl
2. Organizatorowi przysługuje prawo zmiany niniejszego Regulaminu, w szczególności z uwagi na potrzebę zapewnienia prawidłowego przebiegu Wydarzenia oraz bezpieczeństwa uczestnikom Wydarzenia.
3. Regulamin obowiązuje od dnia 6 maja 2025 roku.
4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za skutki działania siły wyższej.
5. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny oraz inne przepisy prawa powszechnie obowiązującego.

KLAUZULA INFORMACYJNA ADMINISTRATORÓW - INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

WSPÓŁADMINISTRATORZY DANYCH OSOBOWYCH

Współadministratorami danych osobowych są organizatorzy Wydarzenia tj.

1. Europejskie Centrum Solidarności w Gdańsku, pl. Solidarności 1, 80-863 Gdańsk, tel. 0-58 772 40 00, e-mail: ecs@ecs.gda.pl.
2. Narodowe Centrum Kultury z siedzibą w Warszawie przy ul. Płockiej 13 (kod pocztowy: 01-231), tel.: 22 21 00 100

DANE KONTAKTOWE INSPEKTORÓW OCHRONY DANYCH

We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możecie się Państwo kontaktować z właściwymi Inspektorami ochrony danych na następujące adresy mailowe:

1. iodo@ecs.gda.pl,
2. iod@nck.pl.

CEL PRZETWARZANIA

Celem przetwarzania Państwa danych osobowych przez Organizatorów jest przeprowadzenie rejestracji na Wydarzenie oraz umożliwienie Państwu wzięcia udziału w wydarzeniu na warunkach określonych w Regulaminie.

PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH

Państwa dane osobowe przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) oraz f) RODO, tj. dla wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorach danych oraz dla realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratorów danych tj. Organizatorów Wydarzenia w tym możliwości zapewnienia bezpieczeństwa i obsługi Uczestnikom, a także zarządzania sprawnym przebiegiem wydarzenia (m.in. umożliwienia kontroli dostępu, identyfikacji osób, zarządzania rejestracjami i panelami, a także w przypadku wystąpienia zdarzeń, zapewnienia bezpieczeństwa i odpowiedniej reakcji).

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

1. Dane osobowe Uczestników Wydarzenia niezbędne do rejestracji i wzięcia udziału w Wydarzeniu przetwarzane będą przez cały okres realizacji Wydarzenia tj. od momentu dokonania zgłoszenia na Wydarzenie do czasu zakończenia realizacji Wydarzenia lub przedawnienia roszczeń – nie dłużej niż 30 dni od daty zakończenia wydarzenia a następnie zostaną usunięte.
2. Dane osobowe w postaci potencjalnie zarejestrowanego wizerunku przetwarzane będą przez cały okres prowadzenia działań promocyjnych ECS, NCK oraz Wydarzenia i Prezydencji obecnie i przyszłych latach.

ODBIORCY DANYCH

1. Odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być podmioty uprawnione do uzyskania danych na mocy przepisów powszechnie obowiązującego prawa lub/i podmioty, które na mocy podpisanych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych przetwarzają je na wyraźne polecenie i w zakresie określonym przez Administratora/ów.
2. W przypadku zamieszczenia Państwa wizerunków w internecie lub publikację za pośrednictwem wszelkich pozostałych mediów/kanałów dystrybucji informacji – dostęp może mieć nieograniczone grono osób mających dostęp do ww. kanałów.

UPRAWNIENIA PRZYSŁUGUJĄCE NA GRUNCIE RODO

Osobom, których dane dotyczą przysługują w zakresie określonym przez przepisy RODO następujące uprawnienia:

1. Prawo dostępu do danych, w tym uzyskania ich kopii,
2. Prawo do sprostowania danych,
3. prawo do usunięcia danych,
4. prawo do ograniczenia przetwarzania,
5. prawo do przenoszenia danych,
6. prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania.

PRAWO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO

W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu przez Administratorów Pani/Pana danych osobowych przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

KONIECZNOŚĆ PODANIA DANYCH ORAZ SKUTEK ICH NIEPODANIA

Podanie danych osobowych jest wymogiem Regulaminu Wydarzenia i zasad Rejestracji opisanych w ww. Regulaminie Wydarzenia. Niepodanie danych będzie skutkować brakiem możliwości wzięcia udziału w Wydarzeniu.

PRZEKAZYWANIE DANYCH DO PAŃSTW TRZECICH

Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich.

ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI I PROFILOWANIE

Podane dane nie będą podstawą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym nie będą podlegać profilowaniu.